Individual follow-up committee

Le CSI a des missions d’accompagnement, d’évaluation et de veille.

1. Missions d’accompagnement et d’évaluation

Le comité de suivi individuel du doctorant assure un accompagnement de ce dernier pendant toute la durée du doctorat.

Au cours de l'entretien avec le doctorant, le comité évalue les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Le CSI n’évalue ni le doctorant, ni le directeur de thèse.

• Le CSI assure un suivi et formule des recommandations destinées au doctorant au directeur de thèse et au directeur de l'école doctorale. Il apporte un point de vue extérieur sur les travaux et sur le déroulement du projet doctoral dont chacune des parties prenantes pourra faire un usage constructif ;
• Le CSI suit les progrès du doctorant dans sa capacité à exposer ses travaux de recherche, à en montrer la qualité et le caractère novateur, à les situer dans leur contexte scientifique national et/ou international. Le CSI amène, en particulier, le doctorant à exposer clairement et à défendre sa démarche et les directions scientifiques suivies dans le cadre de son projet de thèse ;
• Le CSI amène également le doctorant à maîtriser la temporalité de son projet et à en programmer l’achèvement dans la durée prévue ;

• Le CSI contribue à amener le doctorant à faire le point lui-même sur l’avancement de ses travaux, sur le développement de sa culture scientifique, de son ouverture internationale,  de son expertise et de ses compétences.

   

2. Mission de veille

Le comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s'appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation.

Lors de l’entretien avec le doctorant, le CSI est attentif aux éventuelles difficultés rencontrées par le doctorant. Son rôle n’est pas de résoudre ces difficultés mais d’en alerter l’ED. Il est particulièrement vigilant à repérer toute forme de conflit, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d'agissement sexiste. 

*Les textes en italique dans le présent document sont extraits de l’arrêté du 26 août 2022 modifiant l’arrêté du 25 mai précités.

Le doctorant déclare la composition de son CSI dans son espace personnel ADUM durant la première année d’inscription et au plus tard un mois avant la tenue de la réunion.

Le doctorant doit être consulté sur la constitution de son CSI, qui, dans la mesure du possible, doit rester constante tout au long de son doctorat.

Le comité de suivi individuel du doctorant comprend au minimum 2 membres :

• Au moins un membre spécialiste de la discipline ou en lien avec le domaine de la thèse
• Un membre non spécialiste extérieur au domaine de recherche du travail de la thèse

ET un membre extérieur à l'établissement, dans la mesure du possible.

Il est aussi conseillé d’avoir un doctorant dans son comité. 

Il est important que les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant.

Le CSI se réunit obligatoirement avant l’inscription en deuxième année et ensuite avant chaque nouvelle inscription jusqu’à la fin du doctorat.

Le renouvellement de l’inscription se fait après avis du CSI : L’article 11 de l’arrêté 26 août 2022 susmentionné précise que : « L'inscription est renouvelée au début de chaque année universitaire par le chef d'établissement, sur proposition du directeur de l'école doctorale, après avis du directeur de thèse et du comité de suivi individuel du doctorant. »  L’article 14 du même arrêté précise également que : « Des prolongations annuelles peuvent être accordées à titre dérogatoire par le chef d'établissement, sur proposition du directeur de thèse et après avis du comité de suivi et du directeur d'école doctorale, sur demande motivée du doctorant. »

Les entretiens sont organisés sous la forme de trois étapes distinctes :

• Présentation de l’avancement des travaux et discussions ;
• Entretien avec le doctorant sans la direction de thèse ;
• Entretien avec la direction de thèse sans le doctorant.

Ces trois étapes peuvent se tenir à des dates ou des moments différents. Les entretiens du comité avec le doctorant sans la direction de thèse et avec la direction de thèse sans le doctorant se tiennent à huis-clos afin que chacun puisse s’exprimer librement lors des entretiens. Chacun est tenu à la discrétion et à la bienveillance sur ce qui aura été échangé au cours de l’entretien.

Avant la réunion annuelle

• Le doctorant rédige et transmet aux membres du CSI un rapport annuel d’avancement de ses travaux.
• Le doctorant fournit aux membres du CSI son portfolio de compétences et son plan de formation actualisés ;
• Les membres du CSI prennent connaissance du présent document, en particulier du référentiel des questions pouvant être abordées ci-après.

Au cours de la réunion

• Les membres du CSI doivent prévoir un court moment au début de l’entretien pour en préciser le cadre, les objectifs et le déroulement.
• Les membres du CSI veillent à aborder l’ensemble des points qu’ils jugent nécessaires ou utiles pour s’assurer du bon déroulement de la thèse du doctorant ;

A l’issue de la réunion 

À l’issue de sa réunion, le CSI formule des recommandations et transmet un rapport de l'entretien au directeur de thèse et au doctorant qui devra l'ajouter sur son profil ADUM lors de sa demande de réinscription.

Le rapport doit être signé de toutes les parties, y compris du doctorant!

Dans son rapport, le CSI :

• Évalue les conditions de la formation du doctorant et les avancées de sa recherche ; il peut souligner les points forts et les points d’amélioration ;
• Formule des recommandations et des conseils ;
• Donne un avis sur la réinscription et, le cas échéant, sur la prolongation de la durée de la thèse ;
• S’assure que, pour les doctorants préparant leur thèse en parallèle d’une autre activité professionnelle, les aménagements du parcours et les conditions de préparation de la thèse prévus initialement sont adaptés ;
• En cas de difficulté, alerte l’ED, qui prend toute mesure nécessaire relative à la situation du doctorant et au déroulement de son doctorat. Selon la nature de la difficulté, le CSI peut en faire état soit dans le rapport d’entretien soit dans un document confidentiel remis au seul directeur de l’ED ;